Versie: [OPEN PUNT – versiedatum]
Van toepassing vanaf: [OPEN PUNT]
Status van dit document
Dit is een werkversie. Bepalingen aangeduid met [OPEN PUNT], [OPERATIONEEL TE BEPALEN] of [JURIDISCH TE CONTROLEREN] moeten vóór definitief gebruik verder worden ingevuld of gecontroleerd.
1. Identiteit en toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten en diensten van [OPEN PUNT – officiële vennootschapsnaam Otix], met maatschappelijke zetel te [OPEN PUNT], ondernemingsnummer [OPEN PUNT], hierna “Otix”.
Otix levert uitsluitend diensten aan ondernemingen en andere professionele klanten (“de Klant”). Deze algemene voorwaarden zijn niet van toepassing op overeenkomsten met consumenten.
Door een offerte of overeenkomst van Otix te aanvaarden, aanvaardt de Klant ook deze algemene voorwaarden, voor zover deze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst ter beschikking werden gesteld.
2. Totstandkoming en contractdocumenten
Een overeenkomst komt tot stand zodra de Klant de offerte van Otix digitaal of schriftelijk aanvaardt.
Offertes blijven 30 kalenderdagen geldig.
Bij tegenstrijdigheid tussen contractdocumenten geldt volgende rangorde:
- de door beide partijen uitdrukkelijk aanvaarde bijzondere voorwaarden of afwijkingen;
- de offerte en eventuele bijlagen;
- deze algemene voorwaarden.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen geldig wanneer ze schriftelijk door Otix zijn aanvaard.
3. Dienstverlening
De aard, inhoud en omvang van de dienstverlening worden bepaald in de offerte en eventuele bijlagen.
Otix mag voor de uitvoering van haar dienstverlening een beroep doen op gespecialiseerde onderaannemers en externe technologie- of dienstenleveranciers. Otix blijft tegenover de Klant verantwoordelijk voor de prestaties die Otix contractueel op zich heeft genomen, binnen de grenzen van deze algemene voorwaarden.
4. Meetinfrastructuur en installatie
De meetinfrastructuur, installatiekosten en eventuele bijkomende werkzaamheden worden beschreven in de offerte.
De meetinfrastructuur wordt verkocht aan de Klant en wordt eigendom van de Klant na volledige betaling.
De Klant is verantwoordelijk voor alle interventies aan de meetinfrastructuur na oplevering, waaronder onder meer het opvolgen en verhelpen van foutmeldingen en het uitvoeren of laten uitvoeren van noodzakelijk onderhoud.
Otix is niet verantwoordelijk voor de plaatsing of installatie van calorimeters, gasmeters of watermeters. Deze verantwoordelijkheid berust uitsluitend bij de Klant of diens aangestelde installateur. Otix levert de betreffende meters wel aan, vooraf correct geconfigureerd en overeenkomstig de toepasselijke technische vereisten en de in de offerte overeengekomen specificaties.
De installatie wordt als volgt gefactureerd:
- 50% vóór aanvang van de werkzaamheden;
- 50% bij oplevering.
Bestaande installaties en de conformiteit daarvan blijven de verantwoordelijkheid van de Klant. Otix is verantwoordelijk voor de werkzaamheden die door Otix of in haar opdracht worden uitgevoerd.
Indien tijdens de uitvoering bijkomende werkzaamheden of materialen noodzakelijk blijken door omstandigheden die bij de offerte redelijkerwijs niet gekend konden zijn, worden deze afzonderlijk aan de Klant voorgelegd en na akkoord bijkomend gefactureerd.
5. Oplevering
Na voltooiing van de installatie deelt Otix aan de Klant mee dat de installatie werd opgeleverd.
De Klant controleert de installatie en meldt zichtbare of redelijkerwijs waarneembare gebreken binnen 5 werkdagen na de mededeling van oplevering schriftelijk aan Otix.
Wanneer binnen deze termijn geen dergelijke gebreken worden gemeld, wordt de installatie voor deze zichtbare of waarneembare punten geacht te zijn aanvaard.
Deze regeling doet geen afbreuk aan rechten met betrekking tot verborgen gebreken of andere rechten die wettelijk niet kunnen worden uitgesloten.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – mechanisme van stilzwijgende oplevering en termijn van 5 werkdagen.]
6. Verplichtingen van de Klant
De Klant zorgt tijdig voor alle voorzieningen, informatie en medewerking die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening.
Dit omvat onder meer een geschikte en conforme technische installatie, toegang tot de noodzakelijke ruimtes en installaties, geschikte internet- en netwerkconnectiviteit en correcte en volledige technische, gebouw-, installatie- en verbruiksgegevens.
De concrete vereisten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een opdracht kunnen verder worden omschreven in de offerte.
De Klant staat in voor de juistheid en volledigheid van de informatie die hij aan Otix of haar onderaannemers verstrekt.
Vertragingen, ontbrekende gegevens of problemen die voortvloeien uit het niet of niet tijdig nakomen van deze verplichtingen zijn niet aan Otix toerekenbaar.
7. Energieplatform
De Klant krijgt gedurende de overeenkomst toegang tot het Otix energieplatform overeenkomstig de dienstverlening zoals bepaald in de offerte.
Otix kan voor het aanbieden van het platform gebruikmaken van technologie, software, hosting en infrastructuur van derden.
Otix heeft het recht de onderliggende technologie of leverancier tijdens de overeenkomst te wijzigen, voor zover de essentiële functionaliteiten van de overeengekomen dienstverlening hierdoor niet wezenlijk worden verminderd.
Het Otix energieplatform is bedoeld voor energiemonitoring, analyse en ondersteuning van energiebeheer. Het is geen veiligheids-, alarm- of procescontrolesysteem en mag niet als zodanig worden gebruikt.
8. Beschikbaarheid, connectiviteit en meetgegevens
Otix streeft naar een goede en continue beschikbaarheid van het platform en de meetgegevens, maar garandeert geen ononderbroken beschikbaarheid of volledigheid van de meetgegevens.
Tijdelijke onderbrekingen of ontbrekende meetgegevens kunnen ontstaan door technische storingen, onderhoud, problemen met connectiviteit of andere omstandigheden binnen of buiten de infrastructuur van Otix.
Wanneer een storing binnen de verantwoordelijkheid van Otix valt, levert Otix redelijke inspanningen om deze binnen een redelijke termijn te verhelpen.
Problemen die hun oorsprong vinden in de infrastructuur, internetverbinding, het netwerk of andere voorzieningen van de Klant vallen onder de verantwoordelijkheid van de Klant.
[OPERATIONEEL TE BEPALEN – eventuele support- en storingsprocedure.]
9. Eigendom en gebruik van meetdata
De energie- en meetgegevens van de Klant blijven eigendom van de Klant.
De Klant verleent Otix het recht deze gegevens te verzamelen, bewaren, verwerken en analyseren voor de uitvoering en verbetering van de dienstverlening.
Otix mag meetgegevens anonimiseren en aggregeren en deze niet-herleidbare gegevens onbeperkt bewaren en gebruiken voor interne doeleinden, benchmarking en de ontwikkeling en verbetering van haar dienstverlening, analyses en modellen.
Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens mogen niet redelijkerwijs herleidbaar zijn tot de individuele Klant, diens gebouwen of individuele personen.
10. Analyse, rapportering en advies
Otix voert haar analyses en adviezen zorgvuldig en professioneel uit op basis van de beschikbare informatie en meetgegevens.
Analyses, besparingsberekeningen, terugverdientijden, prognoses en aanbevelingen vormen geen resultaatsgarantie.
Werkelijke resultaten kunnen worden beïnvloed door omstandigheden waarop Otix geen controle heeft.
De Klant blijft verantwoordelijk voor de beslissing om een door Otix voorgestelde maatregel of investering al dan niet uit te voeren.
11. EPC-NR
Wanneer EPC-NR-dienstverlening onderdeel vormt van de overeenkomst, staat Otix in voor de professionele uitvoering van de in de offerte opgenomen EPC-NR-prestaties.
De Klant is verantwoordelijk voor het tijdig aanleveren van correcte en volledige informatie, bewijsstukken en toegang die noodzakelijk zijn voor de uitvoering.
Otix is niet verantwoordelijk voor fouten of gevolgen die rechtstreeks voortvloeien uit onjuiste, onvolledige of achtergehouden informatie van de Klant.
De Klant blijft verantwoordelijk voor de naleving van de wettelijke verplichtingen die op hem of zijn gebouwen rusten.
[JURIDISCH/VAKINHOUDELIJK TE CONTROLEREN – afstemming met de toepasselijke EPC-NR-regelgeving en de verantwoordelijkheden van de erkende energiedeskundige.]
12. BACS
Wanneer Otix dienstverlening rond BACS aanbiedt, betreft dit advies over BACS-conformiteit.
Otix adviseert de Klant op basis van de beschikbare informatie, de toestand van het gebouw en de op dat moment toepasselijke regelgeving en technische normen.
De uiteindelijke verantwoordelijkheid voor het uitvoeren van maatregelen en het voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen blijft bij de Klant.
13. Inbegrepen advies- en ingenieursuren
Wanneer advies- of ingenieursuren in de overeenkomst zijn inbegrepen, kunnen deze flexibel gedurende de contractperiode worden ingezet.
Niet-opgenomen uren vervallen aan het einde van de betreffende contractperiode en geven geen recht op terugbetaling, overdracht of enige andere vergoeding.
Prestaties boven het inbegrepen aantal uren worden, na akkoord van de Klant, afzonderlijk gefactureerd tegen het op dat moment geldende uurtarief van Otix. Het toepasselijke uurtarief wordt in de offerte of voorafgaand aan de bijkomende prestaties aan de Klant meegedeeld.
14. Duur en verlenging
De overeenkomst wordt gesloten voor een vaste periode van 60 maanden, te rekenen vanaf de activatie van het Otix energieplatform.
Na afloop wordt de overeenkomst stilzwijgend verlengd voor een nieuwe periode van 60 maanden, tenzij één van de partijen de overeenkomst uiterlijk 3 maanden vóór het einde van de lopende contractperiode schriftelijk opzegt.
Opzegging kan per e-mail gebeuren.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – opeenvolgende stilzwijgende verlengingen van telkens 60 maanden. Economische onderbouwing: aansluiting bij de EPC-NR-cyclus en spreiding van bepaalde prestaties en kosten over deze periode.]
15. Vroegtijdige beëindiging door de Klant
De Klant kan de overeenkomst tijdens een lopende contractperiode vroegtijdig beëindigen door Otix daarvan schriftelijk in kennis te stellen.
Bij vroegtijdige beëindiging zijn verschuldigd:
- alle reeds vervallen of geleverde maar nog niet betaalde prestaties;
- aantoonbare, specifiek voor de Klant aangegane en nog niet gerecupereerde kosten;
- een verbrekingsvergoeding gelijk aan 3 maanden van de op dat moment geldende abonnementsvergoeding.
Voor toekomstige prestaties die niet worden uitgevoerd, worden geen verdere vergoedingen aangerekend.
De verbrekingsvergoeding is niet verschuldigd wanneer de Klant de overeenkomst rechtsgeldig beëindigt wegens een wezenlijke contractuele tekortkoming van Otix overeenkomstig artikel 24.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – proportionaliteit van de verbrekingsvergoeding en vermijden van dubbele recuperatie van dezelfde schade.]
[OPEN PUNT – na finalisatie van het prijsmodel simuleren wat de regeling betekent bij beëindiging op verschillende momenten tijdens de contractperiode.]
16. Prijzen en facturatie
Alle prijzen zijn exclusief btw.
Abonnementen worden standaard jaarlijks gefactureerd. Indien maandelijkse of een andere facturatiefrequentie wordt toegepast, wordt dit in de offerte bepaald.
Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.
Bezwaren tegen een factuur moeten binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk en gemotiveerd aan Otix worden meegedeeld.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – termijn en gevolgen van factuurprotest.]
17. Jaarlijkse indexatie
De abonnementsprijzen worden jaarlijks op 1 januari geïndexeerd volgens een objectieve indexeringsformule.
De eerste indexatie vindt plaats op de eerste 1 januari waarop de overeenkomst minstens 6 maanden loopt. Indien de overeenkomst op dat moment nog geen 6 maanden loopt, vindt de eerste indexatie plaats op 1 januari van het daaropvolgende jaar.
[OPEN PUNT – geschikte index en exacte indexeringsformule bepalen.]
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – indexeringsmechanisme en toepasselijke regels inzake prijsindexatie.]
18. Buitengewone externe prijswijzigingen
Wanneer externe kosten die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de dienstverlening aantoonbaar en substantieel wijzigen, kan Otix het rechtstreeks daaraan toe te schrijven gedeelte van de prijs aanpassen.
Een dergelijke aanpassing moet redelijk en proportioneel zijn aan de gewijzigde externe kost.
Otix informeert de Klant vooraf schriftelijk over de aanpassing en de reden daarvan.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – criteria voor een substantiële wijziging, aankondigingstermijn en eventuele rechten van de Klant bij een aanzienlijke prijsaanpassing.]
19. Laattijdige betaling
Facturen die op de vervaldag niet zijn betaald, geven recht op een verwijlinterest en een forfaitaire schadevergoeding.
[OPEN PUNT – concrete verwijlinterest en forfaitaire schadevergoeding bepalen.]
Otix stelt de Klant bij aanhoudende niet-betaling schriftelijk in gebreke en verleent een aanvullende betalingstermijn van [OPEN PUNT – aantal dagen].
Wanneer betaling ook daarna uitblijft, mag Otix de dienstverlening en toegang tot het energieplatform opschorten totdat de opeisbare bedragen volledig zijn voldaan.
De opschorting van de dienstverlening ontslaat de Klant niet van zijn betalingsverplichtingen.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – volledige betalingsregeling afstemmen op de toepasselijke Belgische B2B-regels inzake betalingsachterstand.]
20. Intellectuele eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Otix ontwikkelde methodes, modellen, analysestructuren, rapporttemplates, softwareconfiguraties, documentatie en andere materialen blijven eigendom van Otix.
De Klant mag rapporten en resultaten die specifiek voor hem werden opgesteld gebruiken voor zijn eigen bedrijfsvoering en wettelijke verplichtingen.
De Klant verkrijgt geen eigendomsrechten op de onderliggende software, methodes, modellen of technologie van Otix.
21. Vertrouwelijkheid
Partijen behandelen vertrouwelijke bedrijfs-, technische en commerciële informatie die zij in het kader van de samenwerking ontvangen als vertrouwelijk.
Deze verplichting blijft ook na het einde van de overeenkomst gelden zolang de informatie redelijkerwijs als vertrouwelijk moet worden beschouwd.
Het gebruik door Otix van geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens overeenkomstig artikel 9 vormt geen schending van deze vertrouwelijkheidsverplichting.
22. Aansprakelijkheid
Otix is aansprakelijk voor directe schade die het gevolg is van een aan Otix toerekenbare fout bij de uitvoering van de overeengekomen dienstverlening.
De totale aansprakelijkheid van Otix in verband met de dienstverlening is beperkt tot maximaal de abonnementsvergoeding die de Klant voor een periode van 12 maanden verschuldigd is.
Voor schade die rechtstreeks voortvloeit uit installatiewerkzaamheden geldt een afzonderlijke aansprakelijkheidslimiet.
[OPEN PUNT – aansprakelijkheidsplafond voor installatiewerkzaamheden bepalen nadat de BA-/beroepsaansprakelijkheidsverzekering van Otix is gekozen.]
Otix is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of laattijdig verstrekte informatie of gegevens van de Klant of van derden waarop Otix voor de uitvoering van haar opdracht redelijkerwijs mocht vertrouwen.
Voor zover wettelijk toegestaan, is Otix niet aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade.
Deze beperkingen gelden niet voor aansprakelijkheid die volgens dwingend recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – PRIORITAIR: volledige aansprakelijkheidsregeling afstemmen op Belgisch B2B-recht, verbintenissenrecht, aansprakelijkheid voor onderaannemers/hulppersonen en de uiteindelijke verzekeringspolis. Ook controleren of indirecte schade/gevolgschade verder moet worden gedefinieerd.]
23. Overmacht en omstandigheden buiten de controle van Otix
Otix is niet aansprakelijk voor een tekortkoming of vertraging die het gevolg is van omstandigheden buiten haar redelijke controle en die de uitvoering van haar verplichtingen tijdelijk of blijvend verhinderen of wezenlijk bemoeilijken.
Wanneer dergelijke omstandigheden tijdelijk zijn, worden de getroffen verplichtingen opgeschort voor de duur waarin uitvoering redelijkerwijs niet mogelijk is.
Otix informeert de Klant binnen een redelijke termijn wanneer dergelijke omstandigheden een wezenlijke invloed hebben op de dienstverlening.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – definitie, reikwijdte en gevolgen van overmacht.]
24. Beëindiging wegens wanprestatie
Wanneer één van de partijen een wezenlijke contractuele verplichting niet nakomt, kan de andere partij haar schriftelijk in gebreke stellen en een redelijke termijn geven om de tekortkoming te herstellen.
Indien de tekortkoming niet binnen die termijn wordt hersteld, kan de benadeelde partij de overeenkomst beëindigen.
Otix kan haar dienstverlening eerder opschorten wanneer dit redelijkerwijs noodzakelijk is bij aanhoudende niet-betaling, veiligheidsrisico’s of ernstig oneigenlijk gebruik van het platform.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – hersteltermijn bepalen en regeling bij insolventie, gerechtelijke reorganisatie en faillissement toetsen aan het toepasselijke recht.]
25. Gevolgen van het einde van de overeenkomst
Bij het einde van de overeenkomst eindigt het recht van de Klant op toegang tot het Otix energieplatform.
De Klant blijft eigenaar van de door hem aangekochte meetinfrastructuur.
Tijdens de overeenkomst kan de Klant zijn beschikbare meetgegevens exporteren volgens de mogelijkheden van het platform.
Na beëindiging kan de Klant gedurende 30 kalenderdagen een laatste export van zijn beschikbare meetgegevens aanvragen.
Na deze termijn mag Otix de klantgebonden meetgegevens verwijderen, behoudens gegevens die Otix moet bewaren.
Geanonimiseerde en geaggregeerde gegevens overeenkomstig artikel 9 mogen door Otix onbeperkt worden behouden en gebruikt.
[OPERATIONEEL TE BEPALEN – technische exportmogelijkheden en bewaartermijn controleren met het energieplatform.]
26. Persoonsgegevens
Otix verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor onder meer contractbeheer, facturatie, communicatie, gebruikersbeheer en de uitvoering van haar dienstverlening.
Partijen verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de toepasselijke regelgeving inzake gegevensbescherming.
[OPEN PUNT – privacyverklaring opstellen.]
[OPEN PUNT – bepalen voor welke gegevensverwerkingen Otix verwerkingsverantwoordelijke of verwerker is en of een afzonderlijke verwerkersovereenkomst noodzakelijk is.]
27. Wijziging van de dienstverlening en voorwaarden
Otix mag haar dienstverlening technisch of operationeel aanpassen wanneer dit noodzakelijk is voor verbetering, beveiliging, wettelijke conformiteit of de verdere werking van de dienstverlening, voor zover de essentiële overeengekomen functionaliteiten hierdoor niet wezenlijk worden verminderd.
Wezenlijke wijzigingen van deze algemene voorwaarden worden vooraf aan de Klant meegedeeld.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – procedure, aankondigingstermijn en rechten van bestaande klanten bij wezenlijke wijzigingen.]
28. Deelbaarheid
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onafdwingbaar blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.
Partijen streven ernaar de betrokken bepaling te vervangen door een geldige bepaling die het oorspronkelijke economische en juridische doel zo dicht mogelijk benadert.
29. Toepasselijk recht en geschillen
Op alle overeenkomsten met Otix is het Belgisch recht van toepassing.
Partijen proberen eventuele geschillen eerst in goed overleg op te lossen.
Indien geen minnelijke oplossing wordt bereikt, zijn de bevoegde rechtbanken van [OPEN PUNT – gerechtelijk arrondissement maatschappelijke zetel Otix] bevoegd, behoudens dwingende bevoegdheidsregels.
[JURIDISCH TE CONTROLEREN – forumkeuze na bepaling van de maatschappelijke zetel.]
Openstaande punten voor de definitieve versie
Voor ingebruikname moeten minimaal volgende punten worden afgewerkt:
- officiële vennootschapsnaam, maatschappelijke zetel en ondernemingsnummer;
- definitieve versiedatum en datum van inwerkingtreding;
- juridische controle van de opeenvolgende contractperiodes van 60 maanden;
- simulatie en juridische controle van de verbrekingsvergoeding van 3 maanden;
- keuze van BA-/beroepsaansprakelijkheidsverzekering;
- aansprakelijkheidsplafond voor installatiewerkzaamheden;
- grondige juridische controle van artikel 22 inzake aansprakelijkheid;
- keuze van index en exacte indexeringsformule;
- concrete verwijlinterest en forfaitaire schadevergoeding;
- aanvullende betalingstermijn bij ingebrekestelling;
- regeling bij insolventie, gerechtelijke reorganisatie en faillissement;
- technische bewaartermijn van meetgegevens;
- data-exportmogelijkheden van het energieplatform;
- privacyverklaring en beoordeling van een eventuele verwerkersovereenkomst;
- controle van de EPC-NR-bepalingen;
- controle van de opleveringsprocedure;
- controle van de regeling rond buitengewone externe prijswijzigingen;
- eventuele support- en storingsprocedure;
- bevoegde rechtbank na oprichting van de vennootschap.
Voor ingebruikname: de definitieve algemene voorwaarden als geheel juridisch laten controleren, met bijzondere aandacht voor contractduur, prijsaanpassingen, vroegtijdige beëindiging, aansprakelijkheid en installatiewerkzaamheden.